A documentação de uma defesa deve responder aos pedidos do processo. Enviar uma pasta desorganizada com arquivos sem identificação aumenta o tempo de análise e pode esconder informações importantes.
O ideal é separar os documentos por assunto e em ordem cronológica.
Admissão e função
Reúna:
- ficha de registro;
- contrato e aditivos;
- descrição de cargo;
- documentos de admissão;
- alterações salariais;
- políticas assinadas;
- treinamentos relacionados à função.
Se o trabalhador exerceu atividades diferentes ao longo do contrato, indique os períodos e responsáveis.
Jornada
Separe cartões de ponto, escalas, banco de horas, autorizações de horas extras e registros de acesso.
Verifique se os arquivos cobrem todo o período discutido e se são legíveis. A CLT possui regras sobre registro de horário, jornada e compensação que precisam ser aplicadas à realidade da empresa.
Não produza controles retroativos para “completar” lacunas.
Remuneração
Inclua holerites, recibos, extratos de pagamento, relatórios de comissão e critérios de premiação.
Quando houver benefícios, reembolsos ou ajuda de custo, explique a finalidade e junte a política correspondente.
Férias e afastamentos
Organize avisos, recibos, comprovantes de pagamento, atestados, comunicações de afastamento e documentos previdenciários.
Datas de concessão e pagamento devem ser conferidas com o histórico real.
Medidas disciplinares
Advertências e suspensões precisam estar relacionadas a fatos identificáveis. Junte comunicações, apurações e documentos que expliquem a medida.
Uma assinatura recusada não deve ser substituída por informação falsa. Registre a recusa pelos meios adequados e identifique quem presenciou.
Rescisão
Separe aviso-prévio, termo de rescisão, comprovantes, guias, exame demissional e comunicações sobre o desligamento.
O art. 477 da CLT exige discriminação das parcelas no instrumento rescisório. Compare valores e datas antes de encaminhar.
Comunicações e prova digital
Preserve e-mails e mensagens no formato original. Capturas isoladas podem perder contexto e metadados.
Não acesse conta pessoal do ex-empregado nem utilize senha sem autorização. A coleta de prova deve respeitar privacidade e regras de acesso.
Como entregar ao advogado
Use nomes padronizados, como “2025-03-holerite.pdf” ou “2026-01-cartao-ponto.pdf”. Inclua uma cronologia curta e uma lista das pessoas que conhecem os fatos.
A qualidade da defesa não depende do volume de páginas, mas da relação entre documentos, narrativa e pedidos.